MITBookingRooms – Software per la gestione delle sale riunioni, aule e uffici

INTRODUZIONE

Che cosa è MITBookingRooms
MITBookingRooms è l’applicativo web per la gestione delle sale riunioni, aule e uffici, destinato a tutte le strutture aziende pubbliche e private, centri convegni, hotel. MITBookingRooms consente di gestire on-line la disponibilità delle sale, l’organizzazione delle riunioni e la consegna della chiave al solo personale autorizzato.

Gli strumenti base dell’applicativo sono:
– Modulo di prenotazione, semplice e intuitivo;
– Modulo per la consegna automatizzata della chiave;
– Calendario delle prenotazioni per verificare la disponibilità delle sale;
– Rubrica per avvertire via e-mail gli utenti invitati alla riunione;
– Modulo di configurazione;
– Modulo per le ricerche per tipo di utilizzatore, descrizione utilizzo sala, ecc.

MITBookingRooms prevede, standard, tre livelli gerarchici di accesso al sistema, differenziati per Amministratore, Operatore, Utente.

L’Amministratore può inserire, modificare, eliminare:
– Sale, apparecchiature e ristorazione;
– Prenotazioni sale;
– Operatori;
– Utenti;

L’Operatore può inserire, modificare, eliminare le prenotazioni delle sale;
L’Utente può visualizzare le prenotazioni delle sale ed essere invitato alla riunione via e-mail.
MITBookingRooms è un applicativo flessibile e consente l’importazione di dati da archivi elettronici esistenti.

Finalità
– Organizzare on-line, in modo rapido e sicuro, le riunioni aziendali
– Facilitare la gestione delle prenotazioni delle sale riunioni
– Aggiornare autonomamente il numero e le caratteristiche delle sale e dei servizi relativi
– Disporre di una completa rubrica degli utenti
– Avere la sicurezza nell’utilizzo delle sale

GESTIONE PRENOTAZIONI SALE

Accesso al sistema

Dopo l’autenticazione utente, viene presentata la pagina con il calendario, posta sulla data del giorno corrente, contenente tutte le prenotazioni effettuate. È possibile variare la visualizzazione del calendario da giorno, impostazione predefinita, a mese o settimana, inoltre dal calendario è possibile selezionare il periodo, con un intervallo di 15 minuti (impostato parametricamente),per effettuare una prenotazione.

Prenotazione sala

Questa funzione si raggiunge o tramite la selezione di un periodo dal calendario o selezionando “Prenotazione Sala” dalla barra dei menu. L’applicazione compara le informazioni inserite verificando che la sala non sia già prenotata e che l’utente non abbia già una prenotazione attiva. Inserita la prenotazione, il sistema invia all’utente una mail riepilogativa con allegato l’appuntamento, da poter inserire direttamente nei più comuni client di posta elettronica o applicazioni calendario.

È possibile inoltre gestire la ripetitività della prenotazione a livello giornaliero, settimanale, mensile e annuale. Alla chiusura della funzione viene presentata la pagina con l’elenco di tutte le prenotazioni inserite. Inoltre è possibile prenotare l’attrezzatura di supporto alla propria attività e il servizio di ristorazione. In questo caso il sistema inoltra una mail alla segreteria che gestirà la predisposizione della sala. Il servizio può comprendere prodotti diversi a seconda delle preferenze o delle necessità.

CONFIGURAZIONE APPLICAZIONE

Per consentire la prenotazione delle sale, occorre definire al sistema i dati di configurazione quali:
– Sedi
– Edifici
– Sale
– Apparecchiature
– Ristorazione
– Tipologie di blocco
Di seguito sono evidenziate le varie funzionalità per ogni configurazione.

Gestione Edifici
Gli edifici sono i contenitori delle sale ai quali è possibile associare gli armadi per la gestione automatizzata delle chiavi (funzione opzionale). Selezionando “Edifici” dalla barra dei menu, viene presentato l’elenco degli edifici. Per ogni edificio sono riportati i dati logistici e l’indicazione di quante sale sono configurate al suo interno. Premendo il bottone “Nuovo” si passa alla pagina di inserimento dell’edificio.
Se installata la funzione opzionale di gestione automatizzata delle chiavi, dall’elenco degli edifici, selezionando il bottone “Sale”, si passa alla pagina per l’associazione tra la sala e la sua “chiave”.

Gestione Sale
Selezionando “Sale” dalla barra dei menu, viene presentato l’elenco delle sale.
Ogni sala, associata ad un edificio, si identifica attraverso:
– Nome
– Tipo
– Capienza
– Piano
– Indicazione assenza barriere architettoniche
– Apparecchiature fisse disponibili

Per ogni sala è possibile definirne gli eventuali periodi di indisponibilità o un blocco temporaneo per inagibilità.
Posizionandosi sulla sala interessata e premendo il bottone “Indisponibilità”, viene presentata una pagina dove è possibile definire i mesi, giorni e fascia oraria di indisponibilità.
Altra funzione possibile è il blocco della sala per motivi tecnici censiti nelle “Tipologie di blocco”. Premendo il bottone con l’immagine del lucchetto, viene presentata una pagina dove indicare il periodo di blocco, il tipo di blocco e la descrizione sintetica dell’intervento.
Il blocco genera la cancellazione di tutte le prenotazioni sulla sala bloccata e l’invio di una e-mail a tutti gli utenti che hanno precedentemente effettuata la prenotazione.

Gestione apparecchiature
Ogni sala può essere equipaggiata con una serie di strumenti e periferiche. Selezionando “Gestione apparecchiature” dalla barra dei menu, viene presentato l’elenco delle strumentazioni che sono gestibili nella fase di prenotazione sala.
Un esempio delle apparecchiature disponibili:
– Cancelleria (biro, matite, blocchi, ecc.)
– Internet (via cavo)
– Internet (wireless)
– Lavagna luminosa
– Lavagna per pennarelli
– Microfono
– PC Portatile
– Proiettore Diapositive 24×36
– Radiomicrofono
– Schermo per proiezione
– Videoproiettore
– Videoregistratore
– Ecc.

Gestione ristorazione
Selezionando “Gestione ristorazione” dalla barra dei menu, viene presentato l’elenco dei prodotti che sono gestibili nella fase di prenotazione della sala.
Un esempio dei prodotti disponibili:
– Caffè
– Tè
– Succo di frutta
– Bevande analcoliche
– Ecc.

Gestione tipologie di blocco
Selezionando “Tipologie di blocco” dalla barra dei menu, viene presentato l’elenco dei blocchi che sono gestibili nella fase di blocco della sala.
Un esempio dei blocchi disponibili:
– Problema tecnico
– Guasto idraulico
– Ecc.

TOUCH SCREEN ROOM

È un modulo opzionale, posto all’esterno delle sale e integrato con il sistema di prenotazione, che consente di:
– Prenotare istantaneamente una sala disponibile iniziando immediatamente l’incontro;
– Segnalare l’inizio e la fine di una riunione, liberando la sala per altre prenotazioni e massimizzando l’utilizzo delle sale;
– Allungare il periodo di occupazione della sala in caso di estensione della riunione, se la sala non è già prenotata.

booking-01 Figura 1 – Prenotazione istantanea   booking-02